校长时间管理ABC法

伊人

　　李校长走进办公室，面对桌子上要审阅的文件和繁杂的工作，真是有些不知所措，该从哪下手?要与区少年宫的负责人商谈开展课外活动的合作事宜，找要调走的教师谈话，制订本学期教师教学案例评选的原则和标准，召开全体党员大会进行保持共产党员先进性教育活动总结，去医院看望一位生病住院的教师，与科研主任交换一下课题申报意见，听李老师的课，接待区防疫站的卫生检查……李校长该怎么办?

　　有什么办法能使李校长理清思路，立即开始工作呢?时间管理ABC法是一个不错的帮手。ABC法是一种分清工作轻重缓急，合理分配时间，保证重点工作优先完成的一种时间管理分类排序法。管理学上的二八法则为我们提供了依据。

　　时间管理二八法则：意大利经济学家帕累托在研究经济问题时发现，80%的财富集中在20%的人手中。经过大量研究观察，几乎在所有的事物上，导致事物的最终结果都可能只归因于少数的原因、投入和努力。时间管理二八法则，具体表述为：80%的成绩是在20%的时间内取得的;反过来说，80%的时间只创造了20%的成绩。它揭示了我们不愿意接受的事实：我们所做的事情大部分是低价值的。我们所拥有的时间里，一小部分时间比其余的多数时间更有价值。它告诉我们那些能为我们带来80%收益的事情就是重要的事情;那些高投入低回报的事情就是不重要的事情。把最重要的事情放在最前面去做，那些不重要的事情少花时间去做。二八法则不是科学的定律，而是判断一项工作重要性的方式，给我们进行时间管理提供了一种思考模式。

　　时间管理矩阵：二八法则告诉我们把重要的事情放在优先位置。但是，在现实的工作生活中，我们常常遇到有时限的紧迫工作，常常出现重要工作和紧急工作之间出现了矛盾。那我们是先做重要的事情还是先做紧急的事情呢?时间管理矩阵为我们解决矛盾提供了有价值的参考。

　　什么是“重要的事情”?有四个指标可以帮助我们判别：一是能为我们带来最高回报的事情。二是与我们所追求目标一致的事情。三是我们的角色要求必须做的事情。四是没有时间限制的事情。事情的重要性是相对的，衡量事情的标准或者结果不同，事情的重要性也将改变。另外，事情是否重要因人而异，每个人的价值观不同，对事情的影响和结果的感受、体验是不同的。

　　什么是“紧急的事情”?有时间限制需要立即给予关注的事情。

　　按照把“重要”放在第一维度，“紧急”放在第二维度的原则，我们要做的事情就被分为四类：重要而紧急的事情(A)、重要而不紧急的事情(B)、不重要而紧急的事情(C)和不重要也不紧急的事情(D)。对学校而言，A类事情就是那些有期限压力的事情、各种突发事情。B类事情是与学校发展息息相关的事情，比如教师队伍建设、各种规章制度的完善、学校愿景的规划等。C类事情是指一些不速之客来访、某些关系不大的会议、电话和信件等。D类是指一些不必要的应酬、会议和聊天、一些有趣而与目标无关的活动。

　　按照时间矩阵，我们做事情的正确顺序是：第一优先做“重要而紧迫”的事情。

　　第二优先做“重要而不紧迫的任务”。第三优先做的“不重要而紧急”的事情。最后做“不重要也不紧急的事情”或者不去处理。因此，根据二八原则和时间矩阵，我们就能把纷繁的工作分出轻重缓急，优先顺序。

　　ABC法操作流程：知道了正确的做事情顺序后，运用ABC法管理时间还需要进行一些具体的工作。第一，要明确方向，即明确自己近一段时间要做事情的目标。第二，列出工作清单，写得越详细越好。第三，分类并制订相应的工作任务表。根据做事情的正确顺序分别对清单上的工作分类，把一天中认为重要而且紧急的工作归入A类任务，把重要但不紧急、紧急但不重要的均列入B类任务，把不重要也不紧急的列入C类任务，如果还有某项工作无法确定，那么也归入C类中。

　　然后，分别列出A、B、C三张任务表。第四，审查、调整自己的工作任务表。确定哪些工作是自己必须做或者只有自己才能做的，哪些是自己应该做的但需要别人协作才能完成的，哪些是别人可以做或者别人应该做的。确定这三种情况后，调整自己的工作任务，确定最后的任务表。第五，规划时间，投入工作。具体处理方式是A类任务必须自己做;B类任务自己应该做，也可以请别人协助做或者授权;C类任务授权、降低标准或者放弃。第六，校长要每隔一两天，检查一下自己的工作任务，发现问题，及时解决。

　　注意事项：一是避免只按照“紧急”维度规划一天或者一个阶段的时间。在实际工作中，我们发现一些校长把比较多的精力投入到A和C类事情，尤其C类事情上。也有的校长只按照事情的紧急情况来规划一天或者几天的时间，甚至有的校长按照上级的安排来决定自己做事情的顺序。如果校长在C与D类事情上花的时间过多，那么所做的事情离自己的目标会越来越远，而且总是被别人牵着鼻子走，疲于应付，增加压力，这不利于自己和学校的发展。

　　二是不要忽略B类工作。B类工作由于没有时间限制，具有长期性和艰巨性的特点，常常被一拖再拖，或者忽略。然而，荒废这个领域将使“重要而紧急”的事情日益扩大，使我们陷入更大的压力中，在危机中疲于应付。反之，多主动地投入一些时间在B类工作上，将有助于提高校长的管理能力，促进学校的发展。

　　上述现象的出现，折射出校长在自我职业角色定位上存在误区，也在一定程度上反映了校长的管理风格和水平，最终反映的是校长的教育理念和追求。校长对B类工作要有计划地常抓不懈，尽量避免插手D类事情。


　　（来源：中国教育报 作者：北京教育学院校长研修学院 杨雪梅）